职位:四川中国烟草董事会项目——创建了一个“ 2+5”智能会议平台 为董事会的科学决策提供数字支持
企业动态| 浏览量:0| 2025-09-28 08:30:06 |

1。简介董事会是公司的决策机构。召集董事会会议,以对重大事件进行集体投票是防止决策风险,提高决策质量,实现国有资产的保存和欣赏并促进企业的高质量发展的必要方法。随着信息技术(例如大数据和云技术)的出现和普及,如何促进董事会的信息构建,并使用数字技术来增强董事会的工作,并在促进治理体系和治理能力的现代化过程中挑战了现代国有企业面临的挑战。

作为行业董事会工作信息构建的试点部门,四川冈与企业的“数字”转型协调了飞行员工作。以“三个转换”为入口点,它探索了建立董事会会议的在线模型,并创建了一个“ 2+5”智能会议系统,成功地解决了“如何执行标准化的会议管理?”的问题。 “如何在线进行会议过程?” “如何保持痕迹并在整个会议上存档?” “如何协调会议管理和监督?”,并为四川烟草提供了更有效,质量更高的董事会会议的解决方案。

2. Company Profile Sichuan Zhongguang Industrial Co. Ltd. (hereinafter referred to as "Sichuan Zhongguang") was established on November 8, 2015. It is under the jurisdiction of four cigarette factories in Chengdu, Shifang, Mianyang and Xichang, Great Wall Cigar Factory, Sichuan Sanlian New Materials Co. Ltd. and Sichuan中央投资有限公司(Zhongguang Investment Co.该公司专注于建立创新企业,遵守政党建立领导力的战略目标,以创新为驱动的,以品牌驱动和改革为驱动的,抓住了发展机会,并努力成为中国雪茄的领导者,新托巴科的先驱,新烟草的创新者,中国香烟和高品质生活的创新者。

图片:四川中古的“ Broad and Nail”品牌

3。施工需求基于文件《国家烟草专卖局办公室关于加强省级工业公司董事会工作信息化建设的通知》的要求(Guoyan Business [2021] No. 217)。四川方仓积极探索董事会工作信息系统的建设,并带领董事会的工作信息系统构建。有必要提高董事会的数字决策水平,并以基于场景的解决方案和运营情报为指导,并解决董事会的工作,尤其是在为起点时满足管理层的关键问题,并为诸如智能,准确性,灵活性和有效性的统计数据统计数据的智能,准确性,灵活性和有效性范围的董事会综合委员会的传播范围诸如智能,准确性,灵活性和有效性范围的特征提供全面发挥作用,以及共享,预警,管理和控制功能的满足数据和信息的功能,并努力授权董事会实现互连和共享,科学和高效的决策。

基于此需求,设定了四个目标:

1。会议事务的标准化:巩固相关董事会会议管理操作中每个节点的所有流程和工作要求,并使用信息技术来实现对会议事务的标准化管理。

2。在线会议管理:以在线和多终端方式对与董事会相关的会议进行灵活,方便的管理,实现在线操作,在线审议,在线投票以及会议自动归档,并实现会议整个生命周期的在线管理。

3.追踪整个会议:统一并巩固整个过程的跟踪信息,例如在线会议请求,会议通知,会议提案,会议的决议等,以提高跟踪管理的水平。

4。智能管理和监督:全面发挥信息技术的智能,准确性,灵活性和效率,以实现实施董事监督权,标准化管理和提高工作效率的目的,并不断提高管理和监督的水平和形象。

4。构建蓝图系统框架董事会工作管理系统的整体建筑图由行业的第14五年计划指导,并得到云平台和双中间平台的支持。基于四川Zhongyan统一云平台的要求,并结合了系统硬件系统功能,云平台的兼容性适应已完成。为了关注董事会会议管理的实际要求,我们将包括董事会相关会议批准程序,会议和施工内容中的其他工作节点,以创建一个智能,协作和托管的董事会工作管理系统,以实现从董事会会议离线转换为在线的转型。

图片:四川中国烟草董事会系统建筑的蓝图

建筑计划项目于2022年初建立,制定了以下建筑计划:

1)2022年3月:双方建立了一个项目实施团队,制定主要项目计划并启动该项目;

2)在2022年4月上旬:开始后,制定研究计划,对四川中国烟草总部和下属香烟工厂进行研究,并完成要求指示;

3)2022年4月下旬:设计详细的建筑计划,制定实施计划并逐渐进行系统开发和测试;

4)2022年5月:正式的系统部署和要求详细信息优化

5)2022年6月:该系统将正式启动,第一次在线董事会会议将于2018年底举行。

5.应用效果来构建“ 2+5”系统体系结构,根据董事会的会议程序规则的管理要求解决“在哪里举行会议”的问题,并系统地设计整个过程操作,例如“提案,提交要求,提案,提案研究,提案研究,提案研究,提案投票和解决方案签名”。经过初步研究和重复讨论,最终确定了“ 2 + 5”系统体系结构(董事会和董事会特别委员会的两种主要会议类型+五个申请中心,例如消息中心,会议中心,档案中心,数据中心和法律中心),涵盖13个会议过程和23个会议场景。会议系统被部署在四川宫山私人云平台上,以确保会议的隐私和安全性。参与者可以在PC和移动终端上使用其帐户和密码登录,从而有效地解决了董事会在审议过程中符合相关的国家和行业机密性法规的问题,并在审议过程中实现了提案数据的工作要求,并实现了公司董事会董事会董事会和特别委员会会议的完整过程。

图片:董事会系统的“ 2+5”架构

根据管理董事会会议规则的管理要求,确定“在线会议管理”的问题,并解决建议提交,会议申请,提案释放,提案研究,主管签名,主管签名,监督员监督,以及在线审议,在线审议,在线档案,在线档案以及在线档案,在线审查,在线审查和建立档案的管理模式,整理提案的管理过程,提案签署,主管签名,主管签名,主管签署,主管签名,监督签名,预定签名,预定签名,提案签名,提案签名,提案签名,提案签名,提案签名,进行了研究。该系统以电子形式传输会议材料,并以信息的形式开会会议通知,建议和决议,从而大大缩短了会议准备时间并提高工作效率。董事会的常规会议准备时间已从原始离线缩短10天到2天,效率已提高80%。

Implement "standardization of meeting process", solve the problem of "what do participants do" in accordance with the requirements of the board of directors' meeting convening process, sort out the key nodes of meetings such as "meeting requests - notices issued - issue presentation - meeting convening - topic research - resolution signing - supervisor supervision information archive" one by one, form 6 management requirements and 10 meeting material templates, clarify the roles of 8 participants and corresponding responsibilities,满足任务的完成时间限制等,并将其固定到系统中。会议将根据标准化过程进行促进,参与者将根据待办事项或通知消息的要求处理与会议有关的事项。同时,该系统还使用信息技术使全职董事能够访问公司的相关业务系统,促进董事及时,全面地了解公司的生产,运营和管理信息,掌握董事会决议的实施,并不断提高科学决策的水平和管理监督。

图:董事会系统董事会流程标准化

实现“整个过程的描述”,并解决“如何管理材料数据”的问题。根据实现传统离线会议手动流通方法的在线化,该系统将统一巩固在线会议请求,会议通知,会议,会议提案,会议决议,主管的意见和会议记录的整个过程。我们将全面发挥信息技术的智力,准确性,灵活性和效率。在会议期间,我们将进行联合调查,以显示每个会议节点的情况并根据会议的过程记录。会议结束后,我们将提供满足数据和信息的查询,统计,分析,传输,共享,预警和控制功能。会议编号可用于通过会议档案馆搜索查询记录和信息的整个过程,从而实现了会议数据的智能管理以及会议档案的跟踪管理。在线发行和档案同时实现了无纸化会议,该会议可以节省每年原始离线会议中消耗近5,000页的纸张的资源,并符合绿色和低碳的一般趋势。

图:董事会董事会董事会中的董事会档案材料

自2022年6月投入运营以来,四川中国烟草已通过该系统举行了10次董事会会议,并提交了涉及46个项目,包括生产,投资和采购的项目。它主要基于PC,并由移动应用程序补充。它在线发行董事会文件,董事会董事的在线召集以及签署决议等,并对其中的43个在线投票。会议材料的发行和归档是在无纸化管理中实现的。整个过程最长为15天,最短7天,平均约9天,比原始离线会议(包括途中的信息时间)短67%。流程会议材料均匀地巩固到系统中,并保存为会议文件。会议结束后,档案中心可以在整个过程中记录和管理会议文件。系统运营有效地提高了董事会办公室的工作效率,并大大提高了董事会的科学决策和管理监督级别。

6. In the next step of development trend, Sichuan Zhongguang will actively explore effective paths to realize digital transformation of decision-making based on digital sharing, innovate sharing models, sharing processes and sharing technologies, build a causal data structure, promote the docking and integration of the board of directors system and production and operation data information, and implement subjective, panoramic, full-process and real-time reflections on major matters such as production,营销,投资和采购,实现董事会业务,金融和技术的综合管理和监督,促进业务决策从业务驱动到数据和模型驱动的,并不断提高董事会的治理效率。



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